Apakah perusahaan Anda menggunakan teknologi akuntansi yang sudah ketinggalan zaman? Itu adalah pertanyaan yang harus dipertimbangkan oleh banyak firma akuntansi karena mereka ingin tetap kompetitif, melayani klien dengan lebih baik, dan memperluas bandwidth di lingkungan yang menantang saat ini.
Kemajuan teknologi terus berdampak signifikan pada cara profesional akuntansi bekerja dan melayani klien mereka. Mengingat lanskap peraturan yang selalu berubah, peningkatan ekspektasi klien, dan perang berkelanjutan terhadap bakat, menjaga kecepatan adalah keharusan. Sayangnya, kegagalan untuk melakukannya menempatkan perusahaan pada kerugian yang signifikan.
Faktanya, survei terbaru oleh Accounting Today menemukan bahwa setengah dari perusahaan yang disurvei mengatakan bahwa mereka berencana untuk meningkatkan pengeluaran mereka untuk teknologi pada tahun 2023. Namun, survei tersebut juga menemukan bahwa mengikuti perubahan teknologi adalah salah satu tantangan utama yang dihadapi perusahaan.
Artikel ini mengeksplorasi tanda-tanda teknologi usang dan memberikan saran tentang bagaimana perusahaan dapat memilih teknologi akuntansi yang paling sesuai untuk perusahaan mereka dan melakukan transisi yang sukses.
Bagaimana Anda tahu kapan teknologi akuntansi Anda sudah ketinggalan zaman?
Sangat mudah untuk terjebak dalam kesibukan akuntansi sehari-hari dan memenuhi kebutuhan klien. Namun, perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan mendorong profitabilitas yang lebih besar harus berhenti sejenak untuk merenungkan bagaimana mereka dapat bekerja lebih cerdas dan lebih cepat. Apakah teknologi mereka saat ini menguras efisiensi dan profitabilitas?
Seperti yang diuraikan dalam buku putih Thomson Reuters “Perhatikan kesenjangan: Mengidentifikasi kesenjangan dalam perangkat lunak Anda pada musim pajak ini”, ada beberapa indikator untuk membantu perusahaan menentukan apakah teknologi akuntansi mereka sudah usang dan perlu penyegaran. Tanyakan pada diri Anda hal-hal berikut:
- Apakah staf menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas yang memakan waktu seperti pengulangan, entri data manual, atau pembersihan data?
- Apakah ada kekurangan integrasi yang efisien di seluruh sistem dan dengan banyak aplikasi pihak ketiga?
- Apakah staf menghabiskan terlalu banyak waktu untuk penelitian pajak dan mengikuti perubahan legislatif?
- Apakah perangkat lunak Anda saat ini tidak memiliki kemampuan untuk mengunduh dan menginstal rilis dan pembaruan berikutnya secara otomatis?
- Apakah Anda terus-menerus menunggu klien untuk memberikan semua dokumen atau dokumen yang diminta secara tepat waktu?
- Apakah staf menghabiskan terlalu banyak waktu untuk berkomunikasi dengan klien yang meminta dokumen?
- Apakah teknologi Anda kekurangan skalabilitas?
Menjawab ya untuk beberapa atau semua pertanyaan ini merupakan indikasi yang jelas bahwa teknologi akuntansi perusahaan Anda mungkin sudah ketinggalan zaman.
Apa risiko menggunakan perangkat lunak akuntansi yang sudah ketinggalan zaman?
Perubahan itu tidak mudah. Namun, sangat penting bagi perusahaan untuk tetap terbuka terhadap perubahan karena ada beberapa risiko yang terkait dengan penggunaan perangkat lunak akuntansi yang sudah ketinggalan zaman. Mari kita lihat lebih dekat.
Kepatuhan
Dalam lingkungan peraturan yang berubah-ubah saat ini, mengikuti perkembangan pintu perubahan dapat menjadi tantangan. Jika perusahaan tidak dapat mengikuti perubahan peraturan dan persyaratan kepatuhan karena perangkat lunak kuno, mereka berisiko kehilangan klien, merusak reputasi, dan kehilangan uang.
Inefisiensi
Banyak perusahaan saat ini menghadapi keterbatasan bandwidth. Menggunakan perangkat lunak yang tidak memiliki kemampuan otomatisasi dan integrasi yang memadai menghasilkan inefisiensi alur kerja yang signifikan. Membuang-buang waktu untuk tugas yang berulang dan memakan waktu seperti memasukkan data secara manual merusak kemampuan perusahaan untuk bekerja lebih cerdas dan lebih cepat serta memberikan beban yang lebih besar pada staf. Ini adalah risiko yang tidak dapat ditanggung oleh perusahaan.
Berbicara tentang pentingnya kemampuan integrasi, Mark Bendele, manajer CS® Akuntansi untuk Thomson Reuters, mengatakan, “Salah satu hal yang selalu kami perhatikan adalah integrasi, seperti integrasi antar produk dalam [Thomson Reuters] portofolio serta integrasi dengan vendor pihak ketiga. Saat kami mulai mencari integrasi, seperti pustaka dan jenis teknologi lainnya, jika semakin menantang untuk ‘berbicara’ dengan sistem lain, itu adalah indikasi yang baik bahwa Anda mungkin perlu memutakhirkan pustaka khusus ini atau yang ketiga ini -komponen pesta.”
Ketidakakuratan
Memasukkan data secara manual tidak hanya menguras waktu dan sumber daya, tetapi juga dapat menyebabkan risiko kesalahan manusia yang lebih besar. Ketidakakuratan menyebabkan frustrasi klien, kehilangan waktu, dan hilangnya profitabilitas.
Masalah kontrol versi
Ketika banyak rekanan tidak dapat bekerja secara bersamaan pada file yang sama karena perangkat lunak yang sudah usang, ini dapat menyebabkan masalah kontrol versi. Ini, tentu saja, mengarah pada pengurasan waktu staf dan efisiensi perusahaan yang signifikan.
Keamanan
Perusahaan akuntansi adalah penjaga gerbang ke harta karun data sensitif. Menggunakan perangkat lunak usang dapat membuat perusahaan Anda mengalami lubang keamanan dan risiko kehilangan dan pencurian data yang lebih besar. Menjadi korban pelanggaran keamanan dapat merusak reputasi perusahaan dan mengakibatkan hilangnya klien, profitabilitas, dan potensi hukuman.
“Jika saya tidak dapat memperbarui sistem saya untuk menjadi yang terbaik di semua area tersebut, saya akan mengatakan, ‘Oke, sekarang saatnya untuk benar-benar melakukan perombakan aplikasi,’” kata Bendele.
Teknologi baru apa yang mengubah pekerjaan akuntan?
Seperti disebutkan sebelumnya, kemajuan teknologi terus mengubah cara akuntan bekerja dan melayani klien mereka. Perusahaan yang ingin tetap kompetitif tidak boleh mengabaikan peran penting yang dapat dimainkan oleh kemajuan semacam itu bagi profesi.
Ambil, misalnya, akuntansi berbasis cloud. Kenyataannya adalah bahwa teknologi cloud adalah pertaruhan bagi perusahaan saat ini. Perusahaan yang belum beralih ke cloud, atau bahkan ke solusi host yang menawarkan akses perangkat lunak jarak jauh, harus memikirkan kembali pendekatan mereka.
Cloud tidak hanya menyediakan akses kapan saja, di mana saja, tetapi juga merupakan kunci untuk melepaskan kekuatan dan kemampuan teknologi canggih seperti pembelajaran buatan (AI) dan analitik data.
Kecerdasan buatan
AI semakin memainkan peran penting dalam profesi akuntansi. Dengan bantuan AI, auditor dapat beralih dari pengambilan sampel ke peninjauan semua transaksi klien secara real time, dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh manusia. Hal ini mengarah pada hasil yang lebih baik karena auditor dapat mengidentifikasi transaksi berisiko, anomali, dan memberikan audit berkualitas lebih tinggi dengan lebih baik. Menurut CPA.com dan AICPA PCPS CAS Benchmark Survey terbaru, 24 persen praktik CAS dengan kinerja terbaik memanfaatkan AI.
Analisis data
Tidak mengherankan jika 38 persen praktik CAS dengan kinerja terbaik memanfaatkan analitik data, menurut CAS Benchmark Survey. Analitik data adalah alat pengubah permainan yang memungkinkan akuntan mengungkap nilai yang lebih tinggi, wawasan strategis untuk klien mereka. Wawasan tersebut memungkinkan klien untuk membuat keputusan bisnis yang lebih terinformasi, mengurangi biaya, mengidentifikasi perbaikan proses, dan memitigasi risiko dengan lebih baik.
RPA
Otomatisasi proses robot, lebih dikenal sebagai RPA, juga telah mengubah cara kerja akuntan. RPA adalah alat perangkat lunak yang digunakan untuk mendorong efisiensi dengan mengotomatisasi tugas sederhana dan berulang di seluruh aplikasi. Memanfaatkan RPA untuk meningkatkan peran akuntan memungkinkan mereka memiliki lebih banyak waktu untuk melayani klien dengan lebih baik dan fokus pada margin yang lebih tinggi, layanan bernilai lebih tinggi seperti konsultasi. Menurut Survei Tolok Ukur CAS, 12 persen dari praktik CAS dengan kinerja terbaik memanfaatkan RPA.
Lebah
API (Application Programming Interface) adalah konektor yang memungkinkan dua sistem yang berbeda untuk berkomunikasi satu sama lain dan berbagi data. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan sistem silo untuk mendorong efisiensi yang lebih besar, meningkatkan otomatisasi, dan mengurangi risiko kesalahan. Ketika data diisolasi dalam aplikasi yang terputus, dan karenanya harus dimasukkan secara manual, ini terbukti sangat tidak efisien dan meningkatkan risiko kesalahan manusia.
Tidak diragukan lagi bahwa alat dan fungsionalitas saat ini sebagian besar diarahkan untuk mengotomatiskan sebanyak mungkin tugas sehari-hari. Ini berarti tidak ada lagi ketergantungan pada formulir berbasis kertas dan memasukkan data berkali-kali ke dalam spreadsheet. Hasilnya adalah alur kerja yang disederhanakan, profitabilitas yang lebih tinggi, dan lebih banyak anggota tim yang terlibat. Selain itu, menyiangi tugas-tugas manual yang memakan waktu memberi lebih banyak waktu bagi akuntan untuk fokus pada layanan dengan nilai lebih tinggi dan margin lebih tinggi seperti konsultasi.
Bagaimana memilih teknologi akuntansi baru
Saat memilih teknologi akuntansi baru, kebutuhan akan bervariasi tergantung pada perusahaan. “Ini dinamis untuk ukuran, ruang lingkup kantor akuntan, apa strategi jangka panjang dan jangka pendek mereka,” kata Bendele. Oleh karena itu, ada beberapa faktor utama yang perlu diperhatikan:
- Apa target bisnis perusahaan (yaitu, penasehat, penggajian, dll)?
- Apa skalabilitas perusahaan? Dengan kata lain, seberapa besar dan cepat perusahaan dapat tumbuh dan dapatkah teknologi mendukung pertumbuhan tersebut?
- Pastikan teknologi baru memiliki kemampuan integrasi yang kuat.
- Pastikan solusi baru ramah pengguna dan intuitif.
- Keamanan sangat penting jadi pastikan vendor memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk menjaga keamanan data perusahaan dan klien.
- Pilih penyedia perangkat lunak yang dapat memberikan dukungan dan layanan pelanggan yang sangat baik.
Memilih dan menerapkan teknologi akuntansi baru mungkin tampak menakutkan, tetapi kabar baiknya adalah Anda tidak harus menghadapi perubahan sendirian. Investasikan dalam solusi akuntansi yang membantu memastikan perusahaan Anda berada di jalur menuju kesuksesan. Baca buku putih kami tentang mengidentifikasi fitur perangkat lunak akuntansi yang harus dimiliki untuk informasi lebih mendalam.
Untuk membaca lebih lanjut tentang masalah lain dalam industri akuntansi, lihat blog kami di “Top accounting issues in 2023”.