Strategi dan tips untuk membantu Anda mempersiapkan musim pajak berikutnya
Lompat ke:
Sekarang setelah Anda berhasil menutup pembukuan pada tahun pajak yang sulit, saatnya mempersiapkan musim pajak berikutnya dan penutupan akhir tahun yang sukses. Dengan persiapan yang tepat, Anda akan mengidentifikasi hambatan yang perlu diatasi dan kesalahan yang harus diperbaiki. Komitmen Anda untuk mengevaluasi perangkat lunak yang Anda gunakan akan membuat musim pajak berjalan lebih lancar di lain waktu.
Rencanakan musim pajak dengan staf akuntansi Anda
Saat Anda mempersiapkan diri untuk tahun pajak yang baru, Anda sebaiknya melakukan peninjauan penutupan pajak tahun lalu dengan staf Anda. Kerangka waktu untuk praperencanaan ini secara optimal dimulai pada bulan Juli atau Agustus, saat Anda akan menetapkan dan memberi tahu tim Anda dan mulai mengidentifikasi hambatan potensial.
Melakukan post-mortem. Apa yang berhasil dengan baik tahun lalu? Apa yang tidak? Apakah ada peningkatan mudah yang dapat Anda lakukan? Fokus pada perangkat lunak persiapan pajak Anda, melihat area seperti entri data manual yang berlebihan, penggantian formulir pajak, dan perubahan peraturan yang terlewatkan. Dengan begitu tim Anda akan terhindar dari kesalahan yang sama tahun depan.
Apa yang harus dicari dalam perangkat lunak musim pajak
Mengevaluasi perangkat lunak pajak adalah tugas penting untuk memastikan akurasi dan efisiensi saat menyelesaikan proses persiapan pajak. Perangkat lunak harus ramah pengguna, memungkinkan staf dengan cepat dan mudah menavigasi perangkat lunak dan memasukkan data yang diperlukan.
Itu juga harus memiliki fitur komprehensif yang memungkinkan staf menyelesaikan berbagai tugas, seperti mengumpulkan data dan dokumen dari klien, mengotomatiskan persiapan kertas kerja, dan mengirimkan pengembalian pajak, voucher, dan faktur secara elektronik.
Selain itu, perangkat lunak tersebut harus aman dan andal, memberikan staf akuntansi tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap keakuratan pengembalian pajak yang mereka serahkan.
Rencanakan proses pajak untuk penutupan akhir tahun
Oktober adalah bulan yang tepat untuk mempercepat perencanaan. Anda dapat menetapkan tenggat waktu utama, memvalidasi pengguna Anda, menguji proses Anda, dan memastikan bahwa data Anda bersih. Dengan proses dan perangkat lunak pajak yang teruji sepenuhnya, Anda dapat memastikan bahwa pengajuan pajak Anda untuk klien berjalan dengan lancar. Untuk mempersiapkan pengujian proses Anda, selesaikan langkah-langkah berikut:
- Tetapkan tenggat waktu penutupan akhir tahun. Sekarang adalah waktu untuk menyusun strategi dan menetapkan semua tanggal target untuk penutupan akhir tahun. Buat garis waktu untuk musim pelaporan pajak puncak yang mencakup penyerahan data dan tenggat waktu pengarsipan untuk pengembalian pajak yang asli dan yang dikoreksi, serta kiriman penting lainnya.
- Selesaikan semua pengguna. Konfirmasikan semua pengguna perangkat lunak pajak pada staf Anda, atur dengan benar, dan tinjau profil keamanan mereka. Ikuti praktik terbaik dan berikan hak istimewa paling sedikit yang diperlukan bagi pengguna untuk menyelesaikan tugas pajak mereka. Pengguna yang berwenang kemudian harus masuk untuk memastikan mereka dapat meninjau data, mengunggah file, dan melakukan proses alur kerja digital lainnya. Pemeriksaan ganda ini membantu memastikan bahwa Anda akan menghindari masalah TI yang tidak perlu selama musim pajak yang panas yang dapat memperlambat atau membahayakan kemajuan Anda.
- Tinjau dan buat perubahan. Konsultasikan dengan tim Anda tentang perubahan bisnis apa pun atau perubahan lainnya dan pastikan itu tercermin dalam perangkat lunak pajak Anda. Misalnya, Anda mungkin perlu memperbarui file sumber, menyempurnakan tata letak file, atau menambahkan tipe formulir baru. Selain itu, jika Anda menggunakan formulir kustom, Anda sebaiknya meninjau keakuratannya.
Uji coba proses pajak Anda sebelum musim pajak berikutnya
Sekarang setelah Anda menetapkan dasar yang kuat, Anda akan ingin menguji proses Anda untuk memastikannya berfungsi sebagaimana mestinya saat tenggat waktu pajak semakin dekat. Ikuti langkah-langkah ini untuk menjalankan uji coba Anda:
- Arahkan data yang relevan. Sebelum pengujian, rollover data apa saja yang masih relevan di tahun pajak yang baru.
- Perbarui preferensi Anda. Perbarui atau tambahkan informasi seperti pesan pernyataan, informasi pembayar, informasi tentang kiriman, dokumen khusus, dan protokol transfer file apa pun. Memverifikasi alamat sangat penting karena begitu banyak bisnis yang pindah atau menutup kantor karena pandemi.
- Mentransfer file data. Untuk mempersiapkan uji coba Anda, transfer dan impor file data Anda, lalu periksa semua koordinat pemetaan Anda, bandingkan nilai default dengan file sampel dan lakukan perubahan yang diperlukan. Pastikan untuk mengambil sampel data untuk setiap peta dan setiap posisi di setiap file data Anda.
- Tinjau laporan rekonsiliasi. Setelah mengimpor file, Anda harus meninjau laporan rekonsiliasi untuk memvalidasi data, tidak peduli seberapa bersih menurut Anda data tersebut. Formulir dapat gagal karena data Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), kode pos, dan informasi lainnya hilang. Selain itu, persyaratan pemformatan, seperti yang diwajibkan oleh Formulir IRS 1042-S, dapat menyebabkan kesalahan. Komunikasikan temuan Anda tentang kesalahan umum kembali ke tim Anda sehingga kontributor tidak melakukannya pada waktu pajak.
- Lakukan uji coba terakhir. Setelah Anda membersihkan semua kesalahan, lakukan uji coba terakhir untuk memastikan bahwa semua formulir akan diterima. Anda akan ingin melakukan tugas pencetakan draf pada contoh formulir Anda untuk memastikan data TIN disamarkan, bahwa informasi lain disajikan dengan benar dan bahwa formulir menyertakan semua informasi yang relevan, termasuk sisipan.
Dengan persiapan tingkat lanjut ini dan perangkat lunak pajak yang tepat, sumber daya, dan dukungan dari mitra tepercaya, Anda akan dapat memanfaatkan pelajaran yang dipetik dari tahun pajak yang luar biasa dan siap untuk penutupan akhir tahun yang mulus musim depan.
Percepat persiapan pajak Anda dengan perangkat lunak pajak
Siap melakukan perubahan? Otomatiskan persiapan kertas kerja Anda dan hilangkan entri data dengan solusi pindai dan isi yang mengotomatiskan dokumen 4-7x lebih banyak daripada alternatif dan mengekspor data langsung ke Thomson Reuters UltraTax CS®. Rasakan proses end-to-end lengkap yang akan disukai staf dan klien Anda.