Kami telah meningkatkan pengalaman membuat dan mengelola tugas berulang dalam modul Alur Kerja Canopy untuk memberikan lebih banyak fleksibilitas, konteks, otomatisasi, dan akurasi yang terkait dengan pekerjaan di perusahaan Anda. Penyempurnaan ini memungkinkan pengguna untuk membuat tugas berulang sesuai jadwal berdasarkan tanggal jatuh tempo tugas (tidak hanya pada penyelesaian), secara otomatis membuat tugas dalam jumlah waktu tertentu sebelum tanggal jatuh tempo tugas, dan mengatur detail berulang pada template.
Penyempurnaan baru ini akan ditambahkan ke fungsionalitas saat ini seputar tugas berulang di dalam Canopy. Jadi jangan khawatir, kemampuan sebelumnya tidak akan kemana-mana–Anda hanya akan dapat berbuat lebih banyak untuk secara akurat mencerminkan atau meningkatkan proses alur kerja Anda saat ini sehubungan dengan tugas berulang.
Mari uraikan masing-masing penyempurnaan baru ini, untuk lebih memahami fungsi baru dan bagaimana penyempurnaan tersebut dapat membantu perusahaan Anda:
Buat tugas berulang sesuai jadwal: Sebelumnya, pengguna hanya memiliki satu opsi untuk membuat tugas berulang berdasarkan penyelesaian tugas. Dengan opsi ini, tugas hanya akan muncul di daftar tugas setelah tugas pertama dalam perulangan selesai. Pengguna masih dapat memilih opsi ini, tetapi mereka sekarang memiliki opsi tambahan untuk membuat tugas berulang pada jadwal berdasarkan tanggal jatuh tempo.
Membuat tugas berulang pada jadwal memungkinkan pengguna untuk memilih interval tertentu (termasuk Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan) agar tugas berulang secara otomatis pada daftar tugas berdasarkan spesifikasi tersebut.
Ada banyak kasus penggunaan di mana ini akan bermanfaat, tetapi berikut adalah beberapa contoh di mana ini dapat membantu:
- Layanan Pembukuan Bulanan – Perusahaan yang menyediakan layanan pembukuan bulanan dapat memiliki tugas yang dibuat secara otomatis setiap bulan untuk menyelesaikan tugas apa pun yang terkait dengan layanan pembukuan untuk klien mereka yang berulang.
- Layanan Persiapan Pajak Bisnis Triwulanan: – Perusahaan yang mengajukan pajak setiap tiga bulan untuk bisnis dapat menjadwalkan tugas berulang untuk mengakomodasi layanan ini. Tidak ada opsi interval triwulanan, tetapi Anda dapat dengan mudah mengakomodasi ini dengan memilih Bulanan, dan menentukan bahwa Anda ingin tugas tersebut Berulang setiap 3 bulan.
- Layanan Persiapan Pajak Tahunan (bisnis atau individu): Jika perusahaan Anda melakukan persiapan pajak tahunan untuk klien, Anda dapat memilih jadwal tahunan agar tugas tersebut muncul di daftar tugas saat Anda ingin mereka muncul.
Selain itu, pengguna akan dapat melihat pekerjaan mendatang yang akan datang dalam interval pengulangan tersebut. Misalnya, jika Anda memilih perulangan tugas bulanan yang dimulai bulan depan, Anda dapat melihat pekerjaan mendatang di daftar tugas Anda untuk beberapa bulan berikutnya bahkan sebelum Anda menyelesaikan semua pekerjaan untuk tugas bulan ini dalam perulangan tersebut. Ini mungkin berguna dalam situasi di mana Anda mungkin masih bekerja menyelesaikan subtugas untuk bulan tertentu, tetapi Anda juga memulai subtugas pada pekerjaan bulan berikutnya. Ini juga dapat membantu dalam merencanakan dan melihat pekerjaan masa depan di perusahaan Anda.
Secara otomatis membuat tugas dalam jangka waktu tertentu sebelum tanggal jatuh tempo tugas:
Saat Anda membuat tugas pada jadwal, Anda juga bisa memilih jangka waktu kapan tugas tersebut dibuat dan muncul di daftar tugas Anda. Misalnya, jika Anda telah menetapkan tugas persiapan pajak tahunan yang memiliki tanggal jatuh tempo pada batas waktu pajak pada bulan April tetapi Anda ingin memulai pekerjaan Anda pada bulan Januari, Anda dapat memilih Buat tugas 3 bulan sebelum batas waktunya tanggal. Ini akan mempertahankan tanggal jatuh tempo pada bulan April, tetapi secara otomatis membuat tugas pada daftar tugas Anda untuk persiapan pajak tahunan pada tanggal berapa pun yang Anda pilih untuk mulai muncul.
Tetapkan detail berulang pada template:
Membuat tugas untuk diulang sesuai jadwal memiliki nilai dalam situasi satu kali seperti yang dijelaskan di atas. Namun, ada lebih banyak nilai tambah saat pengguna Canopy dapat menerapkannya ke template. Template memberikan konsistensi di seluruh perusahaan secara internal (yaitu, membuat pelatihan lebih mudah) dan eksternal (yaitu, memberikan pengalaman klien yang konsisten).
Mengedit atau menghapus tugas berulang
Kami telah membuatnya mudah untuk membuat perubahan pada rangkaian pengulangan tugas apa pun. Cukup temukan tugas terbaru (dapat diselesaikan atau tidak) dalam perulangan dan buka tugas tersebut. Di dalam tampilan tugas individual, Anda akan melihat tautan ke Tugas Berulang Utama di bagian bawah untuk rangkaian tugas berulang tersebut. Jika Anda ingin membuat perubahan pada semua tugas yang terhubung ke tugas berulang terjadwal, maka Anda harus melakukan pengeditan tersebut pada Tugas Berulang Utama. Jika tidak, jika Anda membuat perubahan pada tugas berulang dalam rangkaian yang bukan Tugas Berulang Utama, itu hanya akan membuat perubahan untuk tugas tertentu itu.
Kami menyentuh beberapa di atas dalam menjelaskan setiap peningkatan baru, tetapi dari tingkat tinggi Anda dapat menikmati manfaat berikut dengan pembaruan produk ini:
Lebih Banyak Wawasan: Dengan fungsi baru ini, Anda akan dapat memperoleh lebih banyak wawasan tentang pekerjaan yang akan datang karena Anda akan dapat melihatnya secara visual di daftar tugas terlepas dari apakah Anda telah memulai, menyelesaikan, atau sedang menunggu pekerjaan untuk awal. Dan seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda juga dapat memulai pekerjaan di masa mendatang sebelum tugas saat ini selesai.
Penghematan Waktu & Peningkatan Efisiensi: Ini juga akan menghemat waktu anggota tim dengan membuat tugas secara otomatis di daftar tugas Anda berdasarkan parameter yang Anda tetapkan. Ini sangat relevan bila diterapkan pada template.
Pengalaman Karyawan dan Klien yang Lebih Baik: Memanfaatkan tugas berulang baru sesuai jadwal dan menerapkannya ke template akan memudahkan anggota tim Anda untuk membuat proses yang konsisten dan melatih karyawan Anda. Saat Anda menyetel tugas berulang pada jadwal di templat, Anda dapat memastikan proses internal dijalankan secara konsisten, yang dapat membantu meningkatkan hubungan dan membangun lebih banyak kepercayaan dengan klien Anda.
Ini hanyalah beberapa contoh manfaat fitur baru ini bagi perusahaan Anda. Kami berharap ada lebih banyak manfaat yang akan Anda rasakan yang belum kami cantumkan.
Tersedia di Canopy untuk pengguna dengan lisensi modul Workflow.
Pelajari cara menerapkan penyempurnaan tugas berulang dengan petunjuk langkah demi langkah ini dan penjelasan lebih lanjut tentang rilis fitur baru ini.
Buat Tugas Berulang
Buat Tugas dari Dasbor Seluler